Virtueel vergaderen: vier handige tools
Als we tegenwoordig vaker werken en overleggen vanachter de keukentafel, dan maar beter goed. Virtueel vergaderen wordt mede mogelijk gemaakt door de volgende vier handige tools.
1. Skype for business
Good old Skype. Wie gebruikt het niet? Met deze communicatietool kun je elkaar zien en spreken vanaf elke locatie. Er zijn gratis varianten voor zzp’ers en bedrijven tot ongeveer twintig medewerkers. Voor grote organisaties is er ook Skype for Business. Daarmee kunnen wel 250 mensen deelnemen aan een vergadering. Medewerkers downloaden hem in een paar tellen op een computer of laptop, of gebruiken gewoon de web-versie. Handig dat je tijdens de vergadering ook meteen documenten kunt delen in de chatfunctie. Ideeën bespreken, taken verdelen, gaan!
2. Microsoft Teams
Het maakt niet uit vanaf hoeveel zolderkamers, keukentafels en tuinhuisjes jij en je collega’s werken: met Microsoft Teams voelt kantoor dichterbij dan ooit. Je kunt groepschatten, videobellen en samenwerken vanaf elke locatie. Ook kun je makkelijk al je Word- en Exceldocumenten delen en elkaar meteen van feedback voorzien. Het is misschien anders dan een collega op de rand van je bureau, maar minstens zo effectief. Lees hier meer over hoe je een snelle start kan maken met Microsoft Teams.
3. WhatsApp
Geen praatje bij de koffieautomaat. Geen wandelingetje tussen de middag. Geen gezamenlijke lunch in de bedrijfskantine. Als je veel thuiswerkt, mis je veel sociale aspecten die een werkplek met zich meebrengt. Dan is het fijn om toch contact met collega’s te houden. Niet alleen serieus vergaderen, maar ook gewoon de dagelijkse dingen uitwisselen. Met WhatsApp heb je je collega’s in je broekzak. Extra tip: meldingen kun je dempen als je even rust en concentratie nodig hebt voor een belangrijk project of een naderende deadline.
4. Slack
Ook handig: Slack. Zeker als je vanuit huis je werk gedaan wilt krijgen. Je wisselt makkelijk berichten uit met collega’s, kunt documenten delen en taken verdelen. Het fijne aan deze tool is de overzichtelijkheid. Je hebt in no-time teruggevonden wat jij ook alweer zou doen of hoe laat die virtuele meet stond ingepland. Er is een gratis versie met behoorlijk wat functionaliteiten. Gewoon doen. Zet ook de Slack-app op je telefoon, dan mis je niets.
Bellen kan natuurlijk ook
Gewoon even bellen in plaats van virtueel vergaderen? Dat kan ook. Er zijn tal van mogelijkheden conferentiegesprekken te voeren meerdere collega’s tegelijk. Vrijwel alle smartphones bieden de mogelijkheid om telefoongesprekken (gratis) samen te voegen. Bedrijven die telefonie en telefonisch vergaderen professioneel willen aanpakken, kunnen ook gebruikmaken van verschillende business-mogelijkheden zoals Calling in Office 365.