-
Met onderstaand stappenplan maak je je telefooncentrale gebruiksklaar. Ga er maar even goed voor zitten, want het zijn aardig wat stappen. Maar... je beloning is dan ook een goed werkende VoIP-telefooncentrale.
Voordat je begint: zorg ervoor dat je de geluidsbestanden (zoals de ingesproken boodschap voor het keuzemenu en de wachtmuziek) alvast klaar hebt liggen. Dat scheelt tijd. Zorg er vervolgens voor dat je ingelogd bent, dan kunnen we aan de slag. Ter voorbereiding volgen hieronder de stappen die in ieder geval aan bod komen:
- Gebruikers toevoegen
- Toestellen toevoegen
- Toestellen koppelen
Daarnaast kun je je telefooncentrale ook finetunen met:
- Aanmaken keuzemenu
- Aanmaken belgroepen
- Instellen telefonische vergaderruimte
- Instellen wachtmuziek
- Standaard doorverbinden niet-gebruikte nummers
Gebruiker(s) toevoegen
Laten we beginnen met het toevoegen vna gebruikers aan je telefooncentrale, met een actief gebruikersprofiel, een telefoonnummer en/of een extentie. Onder een gebruiker verstaan we een medewerker, maar ook een vergadertelefoon of een telefoon bij de receptie.
a.
Klik in het hoofdmenu aan de rechterkant op Gebruikers.
b.
Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen.
c.
Vul de volgende velden in:
- Creëer gebruikersaccount: vink aan als de nieuwe gebruiker toegang nodig heeft tot de online beheertool.
- Voornaam: de voornaam van de gebruiker.
- Achternaam: de achternaam van de gebruiker.
- E-mail: het (unieke) mailadres van de gebruiker. De gebruiker ontvangt op dat adres een mail met inloggegevens voor toegang tot het account.
- Beheerder: een vinkje maakt de gebruiker tot beheerder van de telefooncentrale. Er moet minimaal één beheerder zijn van de telefooncentrale.
- Nummer: telefoonnummer dat je aan de gebruiker toewijst. Maak een keuze uit de lijst met beschikbare telefoonnummers.
- Extentie: het interne verkorte nummer van de gebruiker, afgeleid van het telefoonnummer of door jezelf ingevuld.
- Nummerweergave: telefoonnummer dat wordt weergegeven op de telefoon van degene die de gebruiker belt. Dat kan zijn:
- Eigen nummer: het telefoonnummer van de gebruiker.
- Afgeschermd: geen telefoonnummer (anoniem).
- Gebruikers: het telefoonnummer van een andere gebruiker.
- Groepen: het telefoonnummer van een belgroep waar de gebruiker onderdeel van uitmaakt.
- Eigen nummer: het telefoonnummer van de gebruiker.
- Gebruikersprofiel: geef aan of de gebruiker de beschikking krijgt over een Publiek profiel of Medewerkerprofiel op zijn toestel.
- Blokkeren anoniem inkomende gesprekken: anonieme gesprekken (zonder getoond telefoonnummer) worden geblokkeerd. Alleen beschikbaar bij het profiel Medewerker.
- Belrestricties: stel een belbeperking in voor de gebruiker. Bijvoorbeeld:
- Geen
- Blokkeren betaalnummers (090x)
- Blokkeren betaalnummers (090x) en internationale bestemmingen (00)
- Blokkeren internationaal (00)
- Auto line service/suspension: er kunnen geen nummers worden gebeld, behalve noodnummer (112), politie (0900 - 88 44) en de Ziggo zakelijke Klantenservice (0800 - 0620).
- PIN voor opheffen (tijdelijke) belrestricties: pincode om belrestricties te omzeilen. Als de pincode 7890 is en je wilt 0900 - 123 45 67 bellen, kies dan *80*789009001234567. Deze optie is alleen beschikbaar voor medewerkerprofielen.
d.
Klik op Opslaan om de toestellen toe te voegen of herhaal deze stap om andere gebruikers toe te voegen.
-
Toestellen toevoegen
Met deze stap voeg je toestellen toe aan je telefooncentrale. Een toestel is een telefoon, maar ook een ATA (apparaat waarmee je analoge toestellen als een fax of frankeermachine aan de telefooncentrale koppelt).
a.
Open in de rechterkolom het menu Toestellen.
b.
Klik op Toestel toevoegen.
c.
Vul de volgende velden in:
- Naam: naam voor het toestel, bijvoorbeeld die van de gebruiker of de locatie.
- Toestel merk en model
- MAC-adres: unieke adres van het toestel. Het MAC-adres staat vaak op een sticker op het toestel, bijvoorbeeld: 00:11:AA:BB:2C. Voer het adres in zonder dubbele punt tussen de letters en cijfers, maar met hoofdletters.
Klik op Volgende stap
d.
Je ziet nu het toestel. Kies rechts op het scherm welke lijnselectieknop je wilt aanpassen en klik op de tekst ernaast.
De nummers corresponderen met die op de afbeelding. De dialoogbox Lijnselectieknop verschijnt.
e.
In de dialoogbox Lijnselectieknop vul je de volgende twee velden in:
- Gebruiker: de gebruiker waar je het toestel aan wilt koppelen.
- Type: de lijn die je gebruikt als je op een eerder gekozen programmeerbare knop drukt:
- Privé: privélij met de gekozen gebruiken.
- Gedeelde lijn: je deelt een lijn, bijvoorbeeld met een secretaresse. Je kunt zo voor een ander gesprekken ontvangen en opzetten.
- Busy Lamp Field (BLF): laat de status van andere gebruikers zien die verbonden zijn met je toestel (in gesprek, toestel gaat over, beschikbaar). Niet alle toestellen ondersteunen deze functie.
Klik op Stel in.
f.
Klik op Opslaan om het toestel te koppelen of herhaal deze stap om andere toestellen toe te voegen.
-
Toestellen koppelen
Met deze stap koppel je het toestel in de online beheertool aan het fysieke toestel van de gebruiker. Zorg dat je alle IP-telefoons hebt aangesloten op je netwerk.
a.
Druk op de knop Toestellen in het menu aan de rechterkant.
b.
Klik op Koppelen voor het juiste toestel.
Daarna verschijnt het volgende scherm:
c.
Druk op het toestel dat je wilt koppelen op de knop Setup/menu. Scroll naar Netwerk en selecteer dat vervolgens, ga dan naar Current IP: dat is het IP-adres van het fysieke toestel.
d.
Terug naar de online beheertool, vul daar het IP-adres in van het toestel dat je wilt koppelen en druk op Toestel koppelen. Bij het koppelen van het toestel worden de configuratiegegevens vanaf het Ziggo netwerk op het toestel gezet.
e.
Moeten er nog nummers worden geporteerd? Dat moet eerst gebeuren voordat je kunt bellen en gebeld worden.
Nummerportering (of nummerbehoud) houdt in dat je de telefoonnummers van je vorige telefonieaanbieder meeneemt naar je nieuwe aanbieder.
-
Wat wil je nu doen?
De basis heb je nu klaar. Je kunt je telefooncentrale gaan gebruiken. Maar als je wat tijd over hebt kunnen we hem ook meteen even finetunen.
-
Keuzemenu (IVR) toevoegen
We voegen een keuzemenu (IVR - Interactive Voice Response) toe aan je telefooncentrale. Als bellers het keuzemenu doorlopen komen ze direct bij de gewenste afdeling zonder dat ze bijvoorbeeld eerst bij een receptioniste terechtkomen.
a.
Klik in het menu aan de rechterkant op Keuzemenu (IVR).
b.
Klik op Keuzemenu (IVR) toevoegen.
c.
Vul de volgende velden in:
- Naam: naam van het keuzemenu dat je gaat aanmaken.
- Nummer: nummer waar je het keuzemenu aan koppelt.
- Extensie: vul hier de extensie in waarmee je intern het keuzemenu belt. Als je de extensie afleidt van het telefoonnummer, dan wordt die automatisch ingevuld.
- Upload menu audio: klik op Kies een bestand. De ondersteunde mediatypes zijn .wav en .mp3. Het geluidsbestand bevat de boodschap die wordt afgespeeld als je het keuzemenu (IVR) belt (bijvoorbeeld: "Toets 1 voor de helpdesk, toets 2 voor de afdeling Verkoop", et cetera).
- Upload out of office audio: klik op Kies een bestand. De ondersteunde mediatypes zijn ook hier .wav en .mp3. Het geluidsbestand bevat de boodschap die wordt afgespeeld buiten openingstijden.
Als je op Kantooruren (tijdens) klikt, kun je de openingstijden van het keuzemenu instellen. Als je geen tijdslot kiest, wordt een inkomend gesprek altijd naar het keuzemenu doorgeschakeld. Klik op Opslaan.
d.
Klik op een bestaand keuzemenu om het te wijzigen en vervolgens op Weergeven (rechts van tekst Menuopties).
Klik op Toevoegen om een menuoptie toe te voegen en vul de volgende velden in:- Optie: de beller kiest op zijn telefoon bijvoorbeeld optie 1 en toetst dan een 1 in op zijn toestel.
- Bestemming: geef aan waar de beller uitkomt na het intoetsen van de gekozen optie. Kies een gebruiker of groep uit de lijst die beschikbaar is.
-
Belgroepen toevoegen
We voegen een keuzemenu (IVR - Interactive Voice Response) toe aan je telefooncentrale. Als bellers het keuzemenu doorlopen komen ze direct bij de gewenste afdeling zonder dat ze bijvoorbeeld eerst bij een receptioniste terechtkomen.
a.
Klik in het menu aan de rechterkant op Belgroepen.
b.
Klik op Belgroepen toevoegen.
c.
Vul de volgende velden in:
- Naam: naam van de belgroep.
- Nummer: nummer van de belgroep.
- Extensie: vul hier de extensie in waarmee je intern het keuzemenu belt. Als je de extensie afleidt van het telefoonnummer, dan wordt die automatisch ingevuld.
- Hoe worden de gebruikers gebeld?: geef hier de volgorde aan waarin de toestellen in de groep overgaan.
- Vaste volgorde: gesprekken komen altijd in eerste instantie terecht bij de gebruiker met de laagste extensie. Als die in gesprek is of bezig is, wordt het gesprek naar de tweede gebruiker, derde gebruiker en volgende gebruikers doorgezet totdat er een gebruiker niet in gesprek is.
- Gelijktijdig: een inkomend gesprek wordt bij meerdere gebruikers tegelijk aangeboden. Als een gebruiker bezet is, gaat het gesprek naar de volgende gebruiker die beschikbaar is. Als er geen gebruiker beschikbaar is, krijgt de beller een ingesprektoon.
- Willekeurig: gebruikers in de belgroep krijgen op willekeurige volgorde telefoongesprekken binnen.
- Cirkel: een telefoongesprek komt binnen bij gebruiker 1, het volgende telefoongesprek gaat naar gebruiker 2, het volgende naar gebruiker 3 et cetera. Het aanbieden van inkomende gesprekken blijft in deze volgorde doorgaan, zelfs als de eerste gebruiker weer beschikbaar komt. Een gebruiker wordt overgeslagen als deze nog in gesprek is.
- Vaste volgorde: gesprekken komen altijd in eerste instantie terecht bij de gebruiker met de laagste extensie. Als die in gesprek is of bezig is, wordt het gesprek naar de tweede gebruiker, derde gebruiker en volgende gebruikers doorgezet totdat er een gebruiker niet in gesprek is.
- Time-out (sec): stel in hoeveel seconden een toestel overgaat voordat het gesprek wordt doorgeleid naar de volgende gebruiker in de belgroep.
- Upload out of office audio: klik op Kies een bestand. De ondersteunde mediatypes zijn .wav en .mp3. Het geluidsbestand dat je selecteert bevat de boodschap die wordt afgespeeld buiten openingstijden.
- Gebruikers: aan de rechterkant van het scherm kies je de gebruikers voor de belgroep die je aanmaakt. Selecteer de vakjes voor de namen van de personen die je wilt opnemen. Je kunt alleen gebruikers met het profiel Medewerker toevoegen.
-
Standaard doorschakelen
We gaan de niet-gebruikte telefoonnummers doorverbinden naar een gebruiker, een keuzemenu (IVR) of een belgroep.
a.
Klik in de rechterkolom op Standaard doorverbinden.
b.
Vervolgens:
Kies het nummer van de gebruiker, keuzemenu of belgroep waar je alle niet-gebruikte nummers naar wilt doorschakelen.
c.
Klik op Opslaan. Alle niet-gebruikte nummers worden nu doorgeschakeld naar het gekozen nummer.
-
Telefonische vergaderruimte aanmaken
We maken een telefonische vergaderruimte (conference call) aan voor je telefooncentrale. Je kunt dan met meerdere telefoontoestellen deelnemen aan een telefoongesprek.
a.
Open in de rechterkolom het menu Telefonisch vergaderen.
b.
Klik op Toevoegen.
c.
Vul de volgende velden in:
- Naam: naam van het toestel, bijvoorbeeld die van de gebruiker of de locatie.
- Nummer: nummer dat de gebruikers bellen om deel te nemen aan de vergadering.
- Extensie: vul hier de extensie in waarmee je intern het keuzemenu belt. Als je de extensie afleidt van het telefoonnummer, dan wordt die automatisch ingevuld.
- Pincode: vul een pincode van vijf cijfers in. Alle deelnemers gebruiken deze pincode om toegang te krijgen tot de telefonische vergadering.
En klik op Opslaan.
-
Wat wil je nog meer doen?
-
Wat wil je nog meer doen?
-
Wat wil je nog meer doen?
-
Wat wil je nog meer doen?
-
Wat wil je nog meer doen?
-
Wachtmuziek instellen
We voegen het wachtmuziekje toe dat bellers horen als ze in de wacht staan.
a.
Klik in de rechterkolom op Wachtmuziek.
b.
Klik op Bestand kiezen en selecteer een muziekbestand.
Het ondersteunde mediatype is .wav en .mp3.
c.
Klik op Opslaan. Je ziet nu de bestandsnaam van de muziek die wordt afgespeeld als bellers in de wacht staan. Je kunt de muziek met een mediaspeler afspelen door op het play-knopje te klikken. Die regel zie je alleen als het bestand geüpload is.
-
Gefeliciteerd!
Het is je gelukt! Het kost wat tijd, maar dan heb je ook een goed werkende telefooncentrale.
Wil je alle ins en outs weten, zoals het beheren van je gebruikersinstellingen, inzien van belgegevens, voicemail beheren, et cetera, bekijk dan eens de Zakelijk Hosted Bellen beheerdershandleiding.
