De opmars van een draagbaar kantoor

Altijd Overal - 2016-10-17

Installateur en klant lopen vandaag de dag letterlijk weg met een draagbaar kantoor: de tablet. Steeds meer loodgieters en timmermannen maken gebruik van een mobiel kantoor. En geef ze eens ongelijk!

Als loodgieter, timmerman of stukadoor bent u altijd onderweg. Hoe handig is het dan als u uw kantoor bij de hand heeft. En dan bedoelen we natuurlijk niet uw bureau en bureaustoel. U heeft tegenwoordig genoeg aan een tablet, software en een mobiel pinapparaat.

Er zullen vast nog loodgieters zijn die op pad gaan met papieren werkbonnen. Of stukadoors die hun berekeningen maken op de achterkant van een sigarendoos. Verreweg de meeste installateurs kunnen niet meer zonder hun mobiele kantoor. En geef ze eens ongelijk: je kunt altijd en overal bij je relatiedossiers, je houdt direct de voorraad bij en je registreert ter plekke de uren. U blij en uw klant blij, want die kan direct tekenen voor akkoord.

Een tablet geeft u meer inzicht in:

  • voorraadbeheer
  • laatste facturen
  • eerder gebruikte materialen
  • directe werkbonafhandeling
  • factuur direct mailen naar klant

Iedereen aan de tablet

In 2014 onderzocht Keala Consultancy hoe zakelijk Nederland omgaat met tablets. Uit het onderzoek bleek onder andere dat het aantal tablet gebruikende ondernemers in de sectoren bouw, industrie en installatie toenam van 13,1% in 2010 naar 45,5% in 2013. Volgens de marktexperts van Computer Profile lijkt de markt in 2016 verzadigd. Uit hun onderzoek blijkt dat 28% van de Nederlandse bedrijven met 50 of meer medewerkers zakelijk een tablet gebruikt. Vergeleken met 2014 is dat percentage dus hetzelfde gebleven. Daarmee komt er een eind aan de explosieve groei in tabletgebruik van een paar jaar geleden.

Alles bijhouden

Als u bijvoorbeeld in de cloud wilt werken, dan heeft u de juiste software nodig. Er zijn veel bedrijven die software maken voor klantrelatie en Enterprise Resource Planning. In dat soort programma's staan alle logistieke, financiële en administratieve gegevens in één systeem. Het zijn vaak vrij zware programma's. Gelukkig zijn er handige mobiele en webapplicaties waardoor u die software niet op een tablet hoeft te draaien.

Wilt u snel werken, dan heeft u mobiel internet nodig. Het is aan te raden om minimaal een 4G-abonnement af te sluiten. Anders bestaat het risico dat u onhandig lang staat te wachten op informatie terwijl u bij uw klant bent. Als u klant bent van Ziggo dan kunt u ook WifiSpots gebruiken. Honderdduizenden modems van Ziggo klanten zijn zo ingesteld dat iedereen die ook WifiSpots heeft, op straat verbinding kan maken met het dichtstbijzijnde modem. Daarmee drukt u uw datakosten.

'Met een tablet heb je je kantoor altijd bij de hand'

Direct betalen 

Het voordeel van online toegang tot data is dat u de allerlaatste versie tot uw beschikking heeft. De laatste versie van de order, de servicehistorie van de machine, te vervangen slijtdelen, gebruikte materialen, voorraadbeheer en gewerkte uren vraagt u ter plekke op en registreert u. Neem de loodgieter. Is hij klaar met zijn werkzaamheden, dan maakt hij direct een werkbon waarop de klant op de tablet digitaal zijn handtekening zet. De factuur is daarmee ook gemaakt en wordt per mail doorgestuurd naar de klant.

Niet alleen de factuur is ter plekke af te handelen. Vroeger moest de installateur achteraf zijn factuur naar de klant sturen en moest hij maar afwachten of die binnen de termijn betaald zou worden. Met een mobiel pinapparaat is de betaling direct af te ronden. Handig voor de klant, maar nog belangrijker: als loodgieter heeft u direct uw geld. Veel mobiele pinapparaten maken gebruik van wifi-verbindingen. Handig in bijvoorbeeld een horecagelegenheid, maar niet voor een installateur die bij de mensen thuis komt.

Een van de laatste ontwikkelingen in mobiel betalen is mPOS, en biedt wellicht een oplossing. mPOS staat voor Mobile Point of Sale. Dat is een kleine betaalautomaat of kaartlezer die wordt gebruikt in combinatie met een betaalapp op een smartphone of tablet van de consument. Een klant stopt de pas in de kaartlezer, waarna door middel van een verbinding met die speciale betaalapp de betaling tot stand komt.

Investering kost geld, tijd ook 

Dit alles klinkt leuk, maar het vergt wel investeringen. Want een tablet (€ 400), een softwarepakket (klantafhankelijke licenties) en (mobiele) pinapparaten (€ 800) of mPOS (€ 65) zijn uiteraard niet gratis. Maar als het uiteindelijk tijd oplevert, waarom zou u het dan laten?